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Penser à la réservation d'une salle plusieurs mois avant un événement.

Lorsque l'on souhaite louer une salle, il faut penser à la réserver afin qu'elle ne soit pas louée à d'autres personnes. Sans réservation, les organisateurs n'ont aucune garantie d'avoir une salle le jour de l'événement.

Réservation de salle : comment ?

Pour réserver une salle, il est demandé au preneur de :

  • faire une demande de réservation ;
  • verser un acompte.

Demande de réservation

Les modalités de demande de réservation varient selon les propriétaires.

Ainsi certains propriétaires exigent une demande de réservation par écrit, alors que pour d'autres une demande de réservation orale, par téléphone ou par mail est suffisante.

Dans tous les cas, la demande de réservation doit mentionner :

  • le nom de la salle souhaitée,
  • la nature de l'événement organisé,
  • la date et la durée de location souhaitée,
  • le nombre de participants prévus.

Suite à la demande de réservation, le propriétaire de la salle peut alors transmettre au locataire les conditions générales de location qui seront applicables dès la confirmation de réservation.

Versement d'un acompte

Pour qu'une réservation de salle soit confirmée, le propriétaire exige le versement d'un acompte dont le montant varie en fonction du tarif de la salle.

En général, l'acompte demandé lors de la réservation correspond à 50 ou 30 % du tarif de la salle.

En cas d'annulation, tout ou partie de l'acompte peut être conservé par le propriétaire, selon les conditions qu'il aura au préalable fait connaître au locataire.

Ensuite, la totalité du tarif de la salle peut être exigée à la remise des clés ou à réception d'une facture quelques semaines avant la date de l'événement.

Lire l'article Ooreka

Réservation de salle : quand ?

La date à laquelle il est conseillé de réserver une salle varie selon :

  • la nature de l'événement organisé,
  • le type de salle souhaité,
  • la période où a lieu l'événement,
  • la localisation recherchée.

De manière générale, pour être sûr d'obtenir la salle souhaitée, il est préférable de réserver plusieurs mois à l'avance.

Quand réserver ? Pour quoi ?
1 an voire 1 an et demi à l'avance
  • Les mariages organisés entre avril et septembre ;
  • les salles très prisées ;
  • les salles dans les grandes villes.
Plusieurs mois à l'avance
  • La plupart des salles de réception, pour tous les événements du type :
    • anniversaire ;
    • réunion de famille ;
    • séminaire ;
    • repas d'entreprise, etc.
Plusieurs semaines à l'avance
  • Les événements organisés en semaine du type :
    • réunion ;
    • conférence ;
    • repas divers, etc.

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